Locatiebeheer voor schoonmaakgroothandels: grip op bestellingen, budgetten en gebruikers
Schoonmaakbedrijven en facilitaire organisaties bestellen vaak voor meerdere vestigingen, werkplekken en klantlocaties. Iedere locatie heeft eigen gebruikers, afleveradressen, verbruiksartikelen, budgetten en bestelrechten. Zonder centrale inrichting ontstaat al snel een versnipperd bestelproces met losse afspraken, handmatige controles en extra administratief werk.
Met BaS Locatiemanagement brengt u locaties, gebruikers, assortimenten, budgetten en bestelautorisatie samen binnen één B2B-webshop. Medewerkers bestellen zelfstandig binnen de afgesproken kaders, terwijl het hoofdkantoor controle houdt over uitgaven, goedkeuringen, facturatie en orderverwerking.
In dit artikel leest u hoe locatiemanagement schoonmaakgroothandels helpt om klanten met meerdere locaties efficiënter, overzichtelijker en gecontroleerd te laten bestellen.
Waarom locatiebeheer belangrijk is voor de schoonmaakhandel
Schoonmaakgroothandels leveren vaak aan organisaties met tientallen of zelfs honderden werklocaties. Denk aan kantoren, scholen, zorginstellingen, hotels, productielocaties en openbare gebouwen. Iedere locatie gebruikt andere artikelen, heeft eigen verbruiksniveaus en werkt mogelijk met afzonderlijke budgetten en bestelverantwoordelijken.
Wanneer al deze bestellingen telefonisch, per e-mail of via losse formulieren binnenkomen, ontstaat een ingewikkelde orderstroom. Medewerkers moeten controleren welke producten zijn toegestaan, welk afleveradres geldt, of het budget toereikend is en wie de bestelling heeft goedgekeurd.
Met BaS Locatiemanagement worden deze afspraken vooraf vastgelegd. Gebruikers bestellen vanuit één centrale B2B-webshop, maar zien uitsluitend de producten, prijzen en mogelijkheden die voor hun locatie of rol zijn ingericht.
Meerdere locaties beheren binnen één klantstructuur
Een schoonmaakbedrijf kan uit meerdere vestigingen, afdelingen en klantlocaties bestaan. Iedere locatie kan een eigen afleveradres, assortiment, budget en gebruikersgroep krijgen.
Binnen BaS Locatiemanagement koppelt u deze locaties aan één overkoepelende klant- of inkooporganisatie. Hierdoor behouden afzonderlijke locaties hun eigen bestelomgeving, terwijl het hoofdkantoor centraal overzicht houdt.
U kunt bijvoorbeeld per locatie bepalen:
- welke schoonmaakmiddelen en materialen beschikbaar zijn
- welke klantprijzen en kortingen gelden
- welke gebruikers mogen bestellen
- welk afleveradres standaard wordt gebruikt
- welk budget beschikbaar is
- of een bestelling eerst moet worden goedgekeurd
Zo blijft de inrichting flexibel, zonder dat iedere locatie als een volledig losstaande klant hoeft te worden behandeld.
Bestelautorisatie per gebruiker en rol
Niet iedere medewerker binnen een schoonmaakorganisatie heeft dezelfde bestelbevoegdheid. Een schoonmaker moet bijvoorbeeld verbruiksartikelen kunnen aanvragen, maar hoeft niet zelfstandig machines of investeringsgoederen te bestellen.
Met bestelautorisatie stelt u per gebruiker of rol in welke handelingen zijn toegestaan. Een gebruiker kan een bestelling voorbereiden, terwijl een locatiemanager of hoofdgebruiker deze controleert en definitief plaatst.
Mogelijke rollen zijn:
- Schoonmaker: bestelt toegestane verbruiksartikelen voor de eigen locatie.
- Light gebruiker: bereidt een bestelling voor zonder prijzen te zien of deze definitief te plaatsen.
- Locatiemanager: controleert, wijzigt, annuleert of keurt bestellingen goed.
- Hoofdgebruiker: beheert gebruikers, orders, prijzen en budgetten voor meerdere locaties.
- Inkooporganisatie: behoudt centraal overzicht over meerdere debiteuren of vestigingen.
Hierdoor wordt het bestelproces afgestemd op de verantwoordelijkheden binnen de klantorganisatie.
Bestellingen voorbereiden zonder prijzen te tonen
In veel schoonmaakorganisaties hoeven uitvoerende medewerkers geen inzicht te hebben in prijzen of contractafspraken. Zij moeten vooral kunnen aangeven welke producten op een locatie nodig zijn.
Met light gebruikers kunnen medewerkers een winkelwagen of bestellijst voorbereiden zonder prijzen te zien. De bestelling wordt vervolgens doorgestuurd naar een bevoegde gebruiker, die de aantallen, kosten en budgetruimte controleert.
Deze werkwijze maakt het mogelijk om taken te verdelen zonder dat de organisatie de controle over uitgaven verliest.
Grip op budgetten per locatie of debiteur
Budgetbewaking is een belangrijk onderdeel van locatiebeheer. Schoonmaakbedrijven werken vaak met een vast budget per locatie, contract, afdeling of periode.
Met BaS Locatiemanagement stelt u budgetten in per debiteur, locatie of klantgroep. Bestellingen worden automatisch van het beschikbare budget afgetrokken, zodat gebruikers direct zien hoeveel ruimte nog beschikbaar is.
U kunt onder andere instellen:
- een maand-, kwartaal- of jaarbudget
- een budget per locatie of debiteur
- of een overschrijding is toegestaan
- welke gebruiker een overschrijding mag goedkeuren
- welke artikelen buiten het reguliere budget vallen
Zo voorkomt u ongecontroleerde uitgaven en hoeft het hoofdkantoor budgetten niet handmatig in spreadsheets bij te houden.
Verbruiks-, investerings- en doorbelastingsartikelen scheiden
Niet ieder product binnen de schoonmaakhandel wordt op dezelfde manier geboekt. Dagelijkse verbruiksartikelen vallen vaak binnen een regulier locatiebudget, terwijl machines, dispensers en andere investeringen afzonderlijk moeten worden beoordeeld.
Binnen het bestelproces kunt u onderscheid maken tussen verschillende artikeltypen. Hierdoor wordt voor gebruikers duidelijk welke producten direct besteld mogen worden en welke eerst aanvullende goedkeuring vereisen.
Ook doorbelastingsartikelen kunnen afzonderlijk worden benoemd. Dat zorgt voor meer transparantie richting de klant en vereenvoudigt de administratieve verwerking.
Werken met vaste assortimenten en bestellijsten
Schoonmaaklocaties bestellen vaak dezelfde artikelen opnieuw. Denk aan afvalzakken, toiletpapier, handzeep, reinigingsmiddelen, doekjes en persoonlijke beschermingsmiddelen.
Met vaste assortimenten, favorieten en bestellijsten hoeft een gebruiker niet iedere keer door het volledige productaanbod te zoeken. Per klant of locatie stelt u een relevant assortiment samen dat aansluit op contractafspraken en het type werkzaamheden.
Hierdoor bestellen medewerkers sneller en neemt de kans af dat verkeerde of niet-goedgekeurde producten worden geselecteerd.
Herhaalbestellingen eenvoudiger verwerken
Veel bestellingen binnen de schoonmaakbranche zijn terugkerend. Een locatie heeft iedere maand of iedere paar weken ongeveer dezelfde producten nodig.
Vanuit de orderhistorie kan een eerdere bestelling opnieuw worden geopend en aangepast. De gebruiker controleert de aantallen en plaatst de order opnieuw binnen de geldende rechten en budgetten.
Dit verkort het bestelproces en vermindert het aantal telefonische en handmatige herhaalorders voor uw binnendienst.
Centrale facturatie voor meerdere locaties
Hoewel locaties afzonderlijk bestellen, wil de klant facturen vaak centraal ontvangen. BaS Locatiemanagement maakt het mogelijk om meerdere debiteuren of locaties te koppelen aan één overkoepelende inkooporganisatie.
Iedere locatie behoudt daarbij eigen assortimenten, prijzen, gebruikers en afleveradressen. De facturatie kan echter centraal worden verwerkt richting het hoofdkantoor of de contracthouder.
Dit zorgt voor een duidelijke factuurstroom en vermindert administratieve afstemming tussen locaties, de inkooporganisatie en uw eigen administratie.
Automatische verwerking richting ERP en Nocore
Een gecontroleerd bestelproces levert de meeste tijdwinst op wanneer orders ook automatisch worden verwerkt in uw bestaande systemen.
BaS WebShop kan worden gekoppeld met uw ERP, klantadministratie, voorraadbeheer en orderverwerking. Voor organisaties in de schoonmaak- en facilitaire branche is ook een koppeling met Nocore Facilitair & Flex mogelijk, afhankelijk van de gewenste inrichting.
Via een integratie kunnen onder andere de volgende gegevens worden uitgewisseld:
- debiteuren en klantgroepen
- locaties en afleveradressen
- assortimenten en prijsafspraken
- actuele voorraadgegevens
- bestellingen en orderstatussen
- factuur- en administratieve gegevens
Hierdoor hoeft uw organisatie orders niet opnieuw in te voeren en blijven gegevens centraal beheerd.
Zo verloopt bestellen met locatiemanagement
Een bestelproces met BaS Locatiemanagement bestaat doorgaans uit vier stappen.
1. Locaties en gebruikers inrichten
Vestigingen, werkplekken, afdelingen, gebruikers en afleveradressen worden binnen één klantstructuur vastgelegd.
2. Assortimenten en rechten bepalen
Per locatie en gebruiker wordt ingesteld welke producten zichtbaar zijn en wie bestellingen mag voorbereiden, goedkeuren of plaatsen.
3. Budgetten automatisch bewaken
De webshop controleert bestellingen op het beschikbare budget en de afspraken die voor de betreffende locatie gelden.
4. Orders automatisch verwerken
Na goedkeuring wordt de bestelling doorgestuurd naar het ERP-systeem, magazijn of de gekoppelde Nocore-omgeving.
De voordelen voor schoonmaakgroothandels
Voor schoonmaakgroothandels zorgt locatiemanagement voor een beter beheersbare orderstroom en minder handmatige administratie.
- Minder orderfouten: gebruikers zien alleen toegestane producten en afleverlocaties.
- Minder administratief werk: goedkeuringen en bestellingen verlopen binnen één omgeving.
- Meer klantbinding: klanten krijgen een bestelomgeving die aansluit op hun organisatiestructuur.
- Snellere verwerking: goedgekeurde orders worden automatisch naar uw systemen doorgestuurd.
- Meer controle: budgetten, rollen en assortimenten worden centraal beheerd.
De voordelen voor uw klanten
Ook schoonmaakbedrijven en facilitaire organisaties profiteren van een duidelijker bestelproces.
- iedere locatie bestelt binnen de eigen afspraken
- managers behouden inzicht in orders en budgetten
- medewerkers kunnen zelfstandig bestellingen voorbereiden
- het hoofdkantoor ontvangt centraal overzicht en facturatie
- herhaalbestellingen kosten minder tijd
De gebruiker krijgt daarmee voldoende vrijheid om snel te bestellen, terwijl de organisatie grip houdt op kosten en verantwoordelijkheden.
Voor welke organisaties is locatiemanagement geschikt?
BaS Locatiemanagement is vooral geschikt voor organisaties waarbij meerdere gebruikers, vestigingen of werkplekken binnen één bestelstructuur werken.
Denk onder andere aan:
- schoonmaakgroothandels
- schoonmaakbedrijven
- facilitaire dienstverleners
- zorg- en onderwijsorganisaties
- inkooporganisaties
- bedrijven met meerdere filialen of vestigingen
- organisaties met locatiegebonden budgetten
Waarom kiezen voor BaS Locatiemanagement?
BaS Locatiemanagement combineert locatiebeheer, gebruikersrollen, budgetbewaking, bestelautorisatie en centrale facturatie binnen één B2B-webshop.
U bepaalt per klant, locatie en gebruiker welke mogelijkheden beschikbaar zijn. Uw afnemers bestellen zelfstandig binnen duidelijke afspraken en uw organisatie behoudt controle over prijzen, budgetten, orders en verwerking.
In combinatie met BaS WebShop en een koppeling met uw ERP of Nocore ontstaat een complete bestelomgeving voor schoonmaakgroothandels en facilitaire organisaties met meerdere locaties.