Van telefonische order naar digitaal bestelproces: zo maakt u de overstap
Veel B2B-organisaties verwerken dagelijks nog bestellingen via telefoon, e-mail of Excel. Dat werkt vaak al jarenlang prima, maar naarmate het aantal klanten en orders groeit, neemt ook de administratieve druk toe. Orders moeten handmatig worden ingevoerd, klantafspraken gecontroleerd en fouten gecorrigeerd.
Door het bestelproces te digitaliseren kunnen bedrijven sneller werken, fouten verminderen en klanten meer zelfstandigheid bieden. Een moderne B2B-webshop vervangt persoonlijk contact niet, maar ondersteunt het volledige orderproces.
In dit artikel leest u hoe u de overstap maakt van traditioneel bestellen naar een efficiënt digitaal bestelproces.
Waarom veel bedrijven nog telefonisch bestellen
Telefonisch bestellen biedt persoonlijk contact en maakt het eenvoudig om vragen te stellen. Toch brengt deze manier van werken ook nadelen met zich mee. Medewerkers besteden veel tijd aan het opnemen van orders, het controleren van prijzen en het invoeren van gegevens in het ERP-systeem.
Veel voorkomende knelpunten zijn:
- handmatige invoer van orders
- fouten door verkeerd verstaan of overtypen
- lange wachttijden tijdens drukke momenten
- veel telefoontjes over voorraad en levertijden
- weinig inzicht voor klanten in hun bestellingen
Naarmate het aantal orders groeit, wordt dit proces steeds arbeidsintensiever.
Een webshop vervangt uw binnendienst niet
Een veelgehoorde zorg is dat een webshop het persoonlijke contact met klanten vermindert. In de praktijk blijkt juist het tegenovergestelde. Klanten regelen eenvoudige en terugkerende bestellingen zelf, terwijl de binnendienst meer tijd krijgt voor advies, offertes en complexe aanvragen.
Hierdoor verschuift de rol van orderverwerker naar adviseur.
Klanten bestellen wanneer het hen uitkomt
Een digitale bestelomgeving is altijd beschikbaar. Klanten hoeven niet meer te wachten tot kantooruren of een medewerker beschikbaar is.
Zij kunnen zelfstandig:
- artikelen zoeken
- prijzen bekijken
- voorraad controleren
- bestellingen plaatsen
- orderhistorie raadplegen
Dit verhoogt het gebruiksgemak en vermindert het aantal vragen aan uw organisatie.
Automatische verwerking voorkomt fouten
Wanneer een bestelling rechtstreeks vanuit de webshop in uw ERP-systeem terechtkomt, is handmatige invoer niet meer nodig. Klantspecifieke prijzen, kortingen en assortimenten worden automatisch toegepast.
Hierdoor worden fouten voorkomen en verloopt de orderverwerking aanzienlijk sneller.
Laat klanten sneller bestellen
Zakelijke klanten plaatsen vaak dezelfde bestellingen. Daarom biedt een B2B-webshop functies die het bestelproces versnellen.
Denk aan:
- favorietenlijsten
- herhaalorders
- snel bestellen op artikelnummer
- orderimport via Excel
- persoonlijke bestellijsten
Hierdoor kunnen veel bestellingen binnen enkele minuten worden geplaatst.
Begin klein en breid stap voor stap uit
De overstap naar digitaal bestellen hoeft geen grote verandering in één keer te zijn. Veel organisaties starten met een beperkte groep klanten of een deel van het assortiment. Zodra klanten gewend zijn aan de nieuwe werkwijze, wordt het gebruik geleidelijk uitgebreid.
Zo blijft de overgang beheersbaar voor zowel uw organisatie als uw klanten.
Digitalisering levert meer op dan alleen tijdswinst
Een digitaal bestelproces zorgt niet alleen voor efficiëntere orderverwerking. Klanten beschikken over actuele informatie, medewerkers besteden minder tijd aan administratieve werkzaamheden en uw organisatie kan eenvoudiger doorgroeien zonder dat de werkdruk evenredig toeneemt.
Bovendien ontstaat meer inzicht in bestelgedrag, waardoor u uw dienstverlening verder kunt verbeteren.
Waarom kiezen voor BaS WebShop?
BaS WebShop helpt B2B-organisaties bij het digitaliseren van hun complete bestelproces. Klanten bestellen zelfstandig via een gebruiksvriendelijke webshop, terwijl prijzen, voorraad, assortimenten en orders automatisch worden gesynchroniseerd met uw ERP-systeem.
Zo vermindert u administratief werk, verhoogt u de klanttevredenheid en creëert u een schaalbaar verkoopproces dat klaar is voor verdere groei.